运营诊断(Operations Scan)

系统里记录的是状态,真正的工作却在邮件里进行。

运营诊断以证据为基础,用日常操作人员自己的话,还原一条选定订单流程的真实运转情况,并指出改进应从哪里开始。

当您首先需要运营层面的清晰认识时,这是我们推荐的起点。已经有明确的应用场景?我们可以直接讨论、为您演示产品,或约定一个聚焦的试点。

使用示例数据的流程演示。

您将获得什么

共同的认知、清晰的优先级和第一步

诊断结束时,您会收到书面发现,并与您和您的团队进行一次结果汇报。

01

一张共同认可的流程图

订单流程的真实运转方式,包括交接、决策点和异常,来自每天执行流程的人。

02

排好优先级的改进点

按投入和效果对痛点排序,每一项都有访谈和文件中的证据支持。

03

建议的第一步实施措施

一个具体、边界清晰的起步措施,无论涉及职责、流程、培训还是软件。

发现中还包括:在四个成熟度阶段中的定位及理由、不同人员对同一流程描述不一致之处、单点故障,以及明确标注的待解决问题。

使用示例数据的流程演示。

问题所在

这道缺口每天都靠人工来填补

系统记录数据和状态。但下一步该做什么、缺少哪些信息、由谁负责,仍然靠邮件来沟通。填补这道缺口占用了大部分人工投入,却不会出现在任何报表中。

工具太多

每个工具都掌握一部分事实,没有一个掌握全部。

变化太多

您去年写下的流程,已经不是今天实际执行的流程。

看不清现状

您大致知道痛点在哪里,却无法向任何人展示出来。

Flowtor 创始人 Jens Ehne

我懂这种感受

我也曾在晚上七点,从三个系统和一串邮件里拼凑出一个订单的状态,而另一头还有人在等我的答复。

问题从来不在于缺少用心的人,而在于没有一个值得信赖的全局视图,于是每个人都在用自己的方式,一遍又一遍地手工重建它。

这正是我现在做的事。我会深入现场,与真正做事的人交流,给您一幅可以据此行动的全景图。如何使用它,由您决定。

Jens EhneFlowtor 创始人。在国际订单管理和实施领域拥有 15 年以上经验。

诊断如何进行

一条订单流程,一份书面诊断。

  1. 一次 45 分钟的初步沟通,确定哪条订单流程值得深入了解
  2. 与每天执行该流程的人交流,而不只是与管理层交流
  3. 梳理已有资料:SOP、报表、交易样本、邮件往来
  4. 分析并形成书面发现
  5. 与您和您的团队进行结果汇报

范围、工作量和价格会在开始前以书面形式约定。

由 Implementation OS 提供支持

可以核查的证据,而不是一套幻灯片

诊断背后是 Implementation OS,我们用它汇集访谈、邮件、文件、系统架构、组织职责、问题和需求,并将其整理成一幅可供审阅的全景图。

  • 每条发现背后的证据
  • 不确定之处,明确标注为不确定
  • 相互矛盾的说法,并列呈现

诊断结束后,团队负责人可以继续补充材料,让这幅图随着运营变化保持最新。

您处在哪个阶段?

运营成熟度的四个阶段

源自与物流、采购和供应链从业者的 20 多次公开访谈。访谈内容可在独立出版物 Still on Email 阅读(英文)。

阶段 01

邮箱驱动

邮箱决定优先级。状态存在于人的脑子里和邮件往来中。

不问人就什么也不知道。

阶段 02

有记录

系统保存数据和状态,但协调、催办和异常处理仍然通过邮件进行。

数据存在,但不驱动行动。

阶段 03

流程感知

下一步、缺失信息和责任人都清晰明确,并在系统中可见。

工作可以交接。有人不在时,无需反复重建。

阶段 04

日常协调自动化

约定好的日常请求、检查和更新自动运行。人来处理异常并做决定。

时间用在供应商、异常和决策上,而不是催办上。

它不是什么

不是软件演示,不是销售会议,不是审计或认证,也没有义务购买 Flowtor 或其他任何产品。许多改进建议涉及职责、流程、培训,或更好地利用您已有的软件。

如果软件是答案的一部分

Flowtor 是懂流程的国际采购订单管理软件:不仅有数据和状态,还知道下一步、缺失的信息以及由谁负责。后续实施和软件的持续使用另行约定。

了解 Flowtor 的工作方式

不确定您的运营处在什么阶段?

一次 45 分钟的初次沟通。我们一起确定哪条订单流程值得深入了解,以及运营诊断、聚焦试点还是直接从明确的应用场景开始最为合适。